Wie zijn wij
AI voor Business is een initiatief van AI-VO, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90793161. We zijn gevestigd in Nederland en verwerken persoonsgegevens van klanten, prospects en deelnemers aan onze workshops.
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw gegevens kun je contact opnemen via info@ai-vo.nl of +31 (0)6 575 165 14.
Welke gegevens verwerken we
Afhankelijk van de relatie die je met ons hebt, verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Contactgegevens — naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam.
- Communicatiegegevens — berichten die je ons stuurt via formulier, e-mail of telefoon.
- Opdrachtgegevens — informatie over je organisatie, processen en doelen, voor zover relevant voor het uitvoeren van de opdracht.
- Facturatiegegevens — factuuradres, btw-nummer en betaalgegevens.
- Websitegegevens — technische gegevens zoals IP-adres, browser, bezochte pagina's, voor zover noodzakelijk voor het functioneren van de website.
We verwerken bewust géén bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, geloofsovertuiging of politieke voorkeur) en vragen daar in opdrachten ook niet naar.
Doelen van verwerking
We gebruiken jouw gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:
- Het beantwoorden van aanvragen en het uitbrengen van offertes.
- Het uitvoeren van een overeenkomst, zoals workshop, adviesgesprek of AI Kit-levering.
- Facturatie en administratie.
- Het verbeteren van onze diensten op basis van geanonimiseerde inzichten.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplicht.
Grondslag voor verwerking
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerken we persoonsgegevens op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst — voor het leveren van workshops, advies en AI Kits.
- Gerechtvaardigd belang — bijvoorbeeld voor het beantwoorden van een contactaanvraag of voor administratie.
- Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht.
- Toestemming — in gevallen waarin we daar uitdrukkelijk om vragen, zoals voor optionele e-mailupdates.
AI-tools en jouw data
Tijdens workshops en adviesgesprekken laten we soms zien hoe je AI-tools zoals ChatGPT of Claude in de praktijk gebruikt. We gebruiken daarbij nooit ongeanonimiseerde klant- of personeelsgegevens van de opdrachtgever, tenzij hier vooraf expliciet over is gesproken en de juiste tool-versies en privacy-instellingen worden gebruikt.
Bij AI Kits leveren we prompts en templates. De verwerking van data via deze prompts vindt plaats in de AI-tools van de opdrachtgever zelf — AI-VO heeft daar geen inzicht in en is daar geen verwerker van.
We adviseren onze klanten bij workshops en kits altijd over veilig AI-gebruik: welke data mag in welke tool, hoe je instellingen voor data-retentie configureert en hoe je gevoelige informatie pseudonimiseert voordat je deze in een AI-tool plakt.
Delen met derden
We delen jouw persoonsgegevens alleen met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of een wettelijke verplichting. Concrete partners zijn onder andere:
- Onze accountant en boekhouder, voor facturatie en fiscale verplichtingen.
- Onze e-maildienst en hostingpartij, voor het verzenden en bewaren van correspondentie.
- Betaaldienstverlener, voor het afhandelen van betalingen.
Met al deze partijen hebben we afspraken (verwerkersovereenkomsten) om te zorgen dat jouw gegevens zorgvuldig en in lijn met de AVG worden verwerkt. We verkopen je gegevens nooit aan derden.
Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Contactaanvragen waar geen opdracht uit voortkomt: 12 maanden.
- Opdrachtdossiers: gedurende de looptijd van de opdracht en daarna 2 jaar voor garantie- en referentiedoeleinden.
- Facturatiegegevens: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht.
Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk aan: versleutelde verbindingen (TLS), sterke wachtwoorden, beperkte toegangsrechten en regelmatige updates van software en systemen.
Mocht er ondanks deze maatregelen toch een datalek plaatsvinden, dan handelen we conform de meldplicht datalekken en informeren we betrokkenen waar nodig.
Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
- Inzage — opvragen welke gegevens we van je verwerken.
- Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering — gegevens laten wissen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
- Beperking — de verwerking van je gegevens (tijdelijk) laten stoppen.
- Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
- Overdraagbaarheid — gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen.
Stuur een verzoek naar info@ai-vo.nl. We reageren binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.
Klacht indienen
Niet tevreden over hoe wij omgaan met jouw gegevens? Neem in dat geval eerst contact met ons op — we lossen het graag samen op. Mocht je er met ons niet uitkomen, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als wet- en regelgeving of onze diensten wijzigen. Belangrijke wijzigingen communiceren we actief. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.